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Préparer une évaluation de rendement en tant que gestionnaire

Publié par : LifeWorks,

Tant chez les personnes évaluées que chez les évaluateurs, les évaluations de rendement ne sont généralement pas attendues avec impatience, peut-être parce qu’il s’agit habituellement d’événements ponctuels qui ont lieu environ une fois par année. Résumer tout ce qui a été accompli lors d’une conversation d’une heure, ou dans un formulaire d’ici une date limite précise, représente une tâche colossale.

Il faut envisager l’évaluation de rendement comme un processus continu pour en assurer l’efficacité optimale. Des communications fréquentes donnent à l’employé et au gestionnaire l’occasion de tisser des liens et de gérer les problèmes et les changements de priorité au fur et à mesure qu’ils surviennent.

Voici les principaux objectifs que vous devez chercher à atteindre lors du processus d’évaluation du rendement :

  • créer des conditions qui contribuent à motiver l’employé;
  • observer et documenter le rendement;
  • mettre à jour et revoir les objectifs et les normes de rendement au fur et à mesure de l’évolution des conditions;
  • fournir de la rétroaction et de l’encadrement à l’égard du rendement lorsque des problèmes ou des occasions se présentent;
  • offrir des occasions de perfectionnement professionnel;
  • souligner les progrès vers les objectifs.

Préparer une évaluation de rendement

En tant que gestionnaire, vous devez vous assurer de comprendre le processus d’évaluation de votre organisation; l’équipe des Ressources humaines peut vous guider à cet égard. Étant donné que ce processus consiste notamment à établir des objectifs, vous devrez également connaître les priorités de votre entreprise et savoir comment les appliquer aux objectifs de votre équipe. Consultez votre supérieur immédiat ou l’équipe de direction pour vous assurer d’être sur la bonne voie.

Attendez-vous à des commentaires et à des questions de la part de vos employés. Si vous n’avez pas les réponses à leurs questions, dites-leur et faites-leur savoir que vous tenterez de les obtenir et travaillerez avec eux pour trouver une solution.

Voici quelques questions que vous pourriez vouloir vous poser en tant que gestionnaire :

  • Quelles sont les fonctions, les tâches et les responsabilités de l’employé dans l’organisation?
  • Quels sont les objectifs convenus lors d’une conversation précédente et dans quelle mesure ont-ils été atteints?
  • L’employé a-t-il accepté des responsabilités supplémentaires ou participé à d’autres projets?
  • Comment a-t-il fait face aux changements ou aux problèmes imprévus?
  • Comment communique-t-il avec ses collègues?
  • Dans quelle mesure réussit-il à résoudre les problèmes et à travailler en équipe?
  • Peut-il prendre des mesures pour accroître sa valeur au sein de l’organisation?
  • Est-ce que des obstacles l’empêchent d’atteindre l’un ou l’autre de ses objectifs?

Conversations dans le cadre des évaluations de rendement

Planifiez votre rencontre. Ne laissez rien au hasard. Assurez-vous de fixer l’heure de la rencontre ou, mieux encore, de prévoir une série de rendez-vous, afin que vous puissiez disposer du temps nécessaire pour avoir une conversation fructueuse avec l’employé.

Consignez vos conversations.  Écrivez la date de vos conversations. Indiquez les contributions et les réalisations, les difficultés ainsi que les frustrations de l’employé. Notez les objectifs à venir et ceux qui ont été atteints. Dressez la liste des cours de formation, des conférences et des séminaires auxquels l’employé a participé.

Créez un environnement rassurant pour discuter franchement. En étant réceptif aux commentaires, aux préoccupations et aux suggestions de l’employé, vous rendrez l’expérience plus agréable et plus instructive, et vous y gagnerez tous les deux.

Soyez prêt en cas de problème de rendement. Si une situation vous oblige à formuler des commentaires négatifs, il est important de planifier ce que vous direz. Veillez à donner une rétroaction objective et permettez à l’employé d’exprimer son point de vue.

N’oubliez pas que l’évaluation de rendement est un processus continu et un outil indispensable pour les gestionnaires. Il s’agit d’un moyen d’établir des attentes claires à l’égard des objectifs de votre équipe et de faciliter la gestion, le développement et l’avancement de la carrière de vos employés.

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