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La transition à un poste de cadre

Publié par : LifeWorks,

Vous êtes maintenant un gestionnaire ou un superviseur, ou sur le point de le devenir. Vous avez davantage de responsabilités et vos relations avec vos collègues (ainsi que les attentes de l’organisation à votre égard) ont changé. Cette période de transition peut être exaltante, mais également déstabilisante; vous adapter à vos nouvelles fonctions prendra du temps!

Votre succès en tant que gestionnaire dépendra en grande partie des relations que vous établissez avec vos pairs, vos employés et les dirigeants de l’organisation. Pour réussir, vous devrez gagner le respect de tous ces groupes et apprendre à penser comme un gestionnaire.

Pièges courants pour les nouveaux gestionnaires

Un style de gestion inefficace peut réduire la productivité et miner le moral, accroître les plaintes et mener à des problèmes sur le plan des produits et de la qualité. En tâchant de trouver un style de supervision avec lequel vous et vos employés êtes à l’aise, souvenez-vous de certains gestionnaires avec qui vous avez travaillé par le passé. Pensez à ceux qui étaient le plus efficaces, et aux approches et comportements qui vous semblaient contre-productifs. Cela peut vous être utile quand vous commencez à développer votre style personnel.

Voici quelques pièges que rencontrent souvent les nouveaux gestionnaires :

Supervision excessive. Si vous vous adonnez à la microgestion, vous ne manquerez pas de vous aliéner vos employés, alors évitez d’avoir la main lourde et exercez votre pouvoir et votre autorité seulement lorsque c’est absolument nécessaire. En établissant des échéanciers vous permettant de vérifier l’avancement des projets en cours, vous pourrez donner plus d’autonomie à vos employés. Dans la mesure du possible, lorsque vous assignez des tâches, concentrez-vous sur les résultats attendus et permettez aux employés de poursuivre ces objectifs de la façon qui leur convient, selon leurs compétences et leur façon de travailler.

Supervision inadéquate. Il arrive aussi que les nouveaux gestionnaires assurent une supervision insuffisante en raison de leur manque d’expérience, parce qu’ils craignent d’avoir l’air tyranniques ou parce qu’ils veulent être aimés par les amis et les collègues dont ils ont maintenant la charge. Les gestionnaires efficaces se tiennent au fait des problèmes et des projets en cours afin d’assurer le bon fonctionnement de leur service, et ils assument la responsabilité de leur équipe. Cela suppose parfois de prendre des décisions difficiles ou de dire à un employé que son travail ne répond pas aux attentes. La plupart des employés aiment savoir qu’il y a un responsable et respectent un gestionnaire qui tient son équipe sur la bonne voie.

Incapacité à déléguer. Le travail d’un gestionnaire consiste à s’assurer que ses subalternes font leur travail et non à le faire pour eux. Beaucoup de gestionnaires ont grimpé les échelons grâce à leur travail technique remarquable et vivent donc difficilement ce changement de responsabilités. Or, lorsqu’un gestionnaire n’arrive pas à déléguer, il manque souvent de temps pour la planification stratégique, l’organisation et la réflexion d’ensemble. La délégation efficace exige de la planification et de la confiance, ainsi que des employés qui sont capables d’accomplir le travail et prêts à le faire.

Divulgation d’information confidentielle. Dans votre nouveau rôle de gestionnaire, vous aurez probablement accès à l’information confidentielle et aux dossiers personnels des employés ainsi qu’aux renseignements commerciaux de nature exclusive. Prenez garde de ne jamais divulguer de l’information confidentielle, que ce soit à la maison ou dans le milieu de travail.

Tendance à reprocher à la haute direction les décisions impopulaires. On demande souvent aux gestionnaires d’annoncer et d’expliquer les nouvelles politiques organisationnelles à leurs employés. Les gestionnaires qui dénigrent les nouvelles politiques impopulaires en utilisant des expressions comme « ils nous obligent à le faire » minent leur propre influence et la capacité de l’organisation à opérer des changements. Si vous n’êtes pas d’accord avec une politique, parlez de vos préoccupations avec votre gestionnaire en privé. Assurez-vous de comprendre pourquoi la politique a été mise en place. Lorsque vous annoncez celle-ci à vos employés, expliquez-la clairement afin qu’ils sachent eux aussi pourquoi elle a été instaurée, même s’ils sont contre.

Traitement préférentiel. Les gestionnaires efficaces consacrent suffisamment de temps à chacun de leurs employés et s’assurent que les tâches sont assignées de façon équitable. Certains de vos employés vous inspireront bien sûr des sentiments plus favorables, mais vous ne devez pas le laisser paraître. Vos camarades devenus vos employés, s’ils sont vos vrais amis, ne s’attendront pas à un traitement préférentiel de votre part. Si vous aviez l’habitude de dîner ou de prendre des pauses avec des amis dans votre service, vous pouvez toujours le faire à l’occasion, tant et aussi longtemps que vous passez autant de temps avec tous les employés.

Pression et défis vécus par les nouveaux gestionnaires

Le travail d’un gestionnaire consiste à répondre aux besoins et aux attentes des employés et de la direction. Lorsque ces besoins sont contradictoires, ce qui ne manquera pas d’arriver de temps à autre, vous pourriez ressentir de la pression de toute part. Les gestionnaires efficaces gèrent leur stress en obtenant le soutien et l’information dont ils ont besoin. Voici des moyens éprouvés de vous assurer que vous prenez soin de vous-même et que vous obtenez l’aide dont vous avez besoin pendant cette transition :

Collaborez étroitement avec le service des Ressources humaines (RH). Vous devez impérativement développer une relation de travail étroite avec votre équipe des RH. Profitez de tous les programmes de formation pour les nouveaux gestionnaires afin de bien comprendre les politiques et les procédures des RH que vous devrez respecter. Assurez-vous de bien comprendre les types de situations dans lesquelles on s’attend à ce que vous communiquiez immédiatement avec les RH pour obtenir des conseils, par exemple un problème de rendement. Votre service des RH est une ressource précieuse pour vous aider à discuter avec les employés, à résoudre les problèmes et à comprendre les politiques et procédures de votre organisation.

Obtenez le soutien dont vous avez besoin pour faire face aux pressions et aux défis de l’emploi. En tant que nouveau gestionnaire, vos heures de travail ont probablement allongé et vous ressentez sans doute plus de pression qu’auparavant. Cela aura certainement un effet sur votre vie professionnelle et votre vie personnelle. Renseignez-vous sur les types de soutien offerts par votre organisation.

Prenez bien soin de vous. Comme pour tout changement majeur, un sommeil adéquat et une alimentation saine vous aideront à gérer le stress. L’exercice régulier est aussi un moyen sain et efficace de réduire le stress.

Entretenez votre réseau. Les nouveaux gestionnaires se sentent souvent tellement écrasés par leurs nouvelles responsabilités qu’ils négligent leurs relations avec leurs pairs, leurs collègues et leurs anciens gestionnaires. Essayez de maintenir, voire de développer votre réseau en planifiant des dîners, des pauses café ou d’autres activités occasionnelles pour vous assurer de rester en contact avec vos connaissances d’affaires. Ces relations sont inestimables lorsque vous cherchez à collaborer avec d’autres services.

Pratiques exemplaires pour les nouveaux gestionnaires

Compte tenu de leurs nombreuses responsabilités différentes, les nouveaux gestionnaires peuvent souvent se sentir tellement dépassés qu’ils ne savent pas où mettre la tête. Voici quelques facteurs clés qui vous aideront à réussir en tant que gestionnaire et à rester sur la bonne voie :

Développez une bonne relation avec votre propre gestionnaire. Vous devrez communiquer efficacement non seulement avec les personnes que vous dirigez, mais aussi avec votre propre patron. Apprenez à connaître votre gestionnaire et familiarisez-vous avec ses habitudes et son style de travail. Aime-t-il recevoir régulièrement des rapports écrits ou des mises à jour verbales informelles? Faites un effort pour comprendre les problèmes et les pressions que vit votre gestionnaire et assurez-vous de savoir ce qu’il attend de votre équipe. Une confiance mutuelle pourra ainsi s’installer.

Créez des objectifs communs à toute l’équipe. Il vous incombe d’aider à façonner les objectifs de votre équipe et à les faire cadrer avec les buts plus larges de l’organisation. Les employés doivent être en mesure de voir comment leurs efforts s’inscrivent dans l’orientation du service, de la division et de l’entreprise. Plus les employés participent à l’établissement des objectifs, plus ils seront motivés à les atteindre. Assurez-vous qu’ils savent ce que vous attendez d’eux et ce que vous considérez comme les objectifs essentiels du service.

Soyez un communicateur clair et rigoureux auprès de votre équipe. Gardez les lignes de communication ouvertes en fournissant autant d’information que possible. Cela aidera à renforcer la confiance et à réduire les conflits et les malentendus. Tenez régulièrement des réunions d’équipe. Vous pourriez commencer une réunion en disant : « Voici ce qui se passe dans l’entreprise. » Si on vous demande de l’information que vous n’avez pas, révélez ce que vous savez, et si vous n’avez pas une réponse, admettez-le; fournir certains éléments d’information est préférable à ne rien dire. Cela est particulièrement important en période de changement.

Rencontrez chacun de vos employés individuellement. Parlez à chacun de vos employés en tête à tête au cours des premières semaines suivant votre nomination. Renseignez-vous sur leurs objectifs de carrière, ce qu’ils préfèrent et ce qu’ils aiment le moins dans leurs fonctions actuelles, et quels obstacles, s’il y en a, les empêchent d’accomplir leur travail au meilleur de leurs capacités. Dites à chacun de vos employés qu’il peut venir vous poser des questions et vous faire part de ses préoccupations. Prévoyez des séances individuelles régulières avec chaque membre de votre équipe.

Effectuez des suivis réguliers pour prendre le pouls et vous assurer que les gens ont tout ce dont ils ont besoin pour faire leur travail. Vous devez donner autant d’autonomie et de responsabilités que possible à vos employés, mais vous devez aussi communiquer régulièrement avec eux pour vous assurer qu’ils se sentent en confiance et compétents dans leur travail. Assurez-vous qu’ils disposent des outils, des ressources et de l’information dont ils ont besoin pour bien travailler. Aidez à éliminer les obstacles qui les empêchent d’atteindre leurs objectifs de travail.

Apprenez à déléguer. Les gestionnaires efficaces donnent à leurs employés l’autorité, l’autonomie et les ressources qui conviennent, selon leur niveau de compétence et leur expérience. Les employés ayant moins d’expérience peuvent avoir besoin de plus de soutien et de supervision, tandis que les travailleurs expérimentés peuvent habituellement produire de bons résultats avec moins de direction.

Reconnaissez et récompensez le travail bien fait. Il est important de faire des éloges et d’exprimer votre reconnaissance aux gens, tant en public qu’en privé. Tous les employés ont besoin de se sentir appréciés. Faites-leur savoir quand ils font du bon travail. La plupart des employés s’entendent pour dire que la reconnaissance se rapportant spécifiquement à leurs efforts personnels et soulignant la valeur de leurs réalisations est beaucoup plus significative que les généralisations insipides.

Réglez les problèmes le plus rapidement possible. Plus vous attendez, plus le problème s’amplifiera. Vos commentaires constructifs doivent porter uniquement sur le travail et non sur les personnalités. Votre but est d’améliorer le rendement, et non de jeter le blâme. Au lieu de dire « Tu rates toujours les échéances », vous pourriez dire : « Ce projet prend plus de temps que prévu. Où avons-nous pris du retard et quelles sont tes idées pour remettre le projet sur les rails? » Axez la conversation sur le comportement et les résultats. Conservez des notes datées sur les événements clés en prévision des évaluations du rendement. Donnez la rétroaction constructive ou les réprimandes en privé, jamais en public.

Vous connaîtrez de nombreux changements au fur et à mesure que vous évoluerez dans vos nouvelles fonctions. Attendez-vous à des écueils durant la transition à votre nouveau poste de cadre et vos nouvelles responsabilités. Il vous faudra peut-être jusqu’à un an pour vous sentir à l’aise. Vous saurez que vous avez réussi votre transition lorsque vous et vos employés vous comporterez avec assurance et compétence, et lorsque votre service et votre entreprise travailleront en harmonie pour atteindre vos objectifs communs.

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Faites que vos employés se sentent aimés